Usando Design Thinking para Otimizar Reuniões

“Às vezes, quando me sento em reuniões, especialmente aquelas em que as pessoas não parecem engajadas, calculo o custo e o tempo perdido da equipe. É possível estimar com facilidade que uma reunião semanal típica de 4 horas, para 30 pessoas, ao longo de um ano custe por baixo em torno de R$60.000,00. Isso sem considerar os custos de café, infraestrutura, conference call e o custo de oportunidade. Infelizmente esse cenário é recorrente na organização e entre organizações ao longo do globo . Isso nos drena e gera cinismo. Tantas reuniões são oportunidades perdidas. “

De acordo com estudos recentes publicados pela Harvard Business Review, as organizações possuem mais de 3 bilhões de reuniões por ano. Além disso, os executivos gastam de 40% a 50% de suas horas de trabalho (23 horas por semana ) em reuniões.

Alguns dados mais alarmantes dessa pesquisa: 90% dos participantes da reunião admitem terem sonhado acordado em pelo menos uma delas. 73% reconhecem que fazem outros trabalhos durante as reuniões. 25% das reuniões focam em discutir questões irrelevantes.

Ao mesmo tempo, o tipo certo de reuniões pode ser fundamental para avançar a agenda de uma equipe ou organização. Então, como você garante que as reuniões que você puxa sejam produtivas e não destrutivas?

Uma nova opção que tem sido testada é aplicar a metodologia Design Thinking, um conceito popularizado pelo fundador do IDEO, David Kelly, que primeiramente foi aplicado ao design de objetos físicos, produtos, e ferramentas tecnológicas, e agora tem sido utilizada para desafios mais complexos em uma grande variedade de empresas. A idéia é colocar o “usuário” no centro da experiência – uma abordagem que também funciona para o design da reunião (Design Meeting).

Comece colocando sua própria experiência e agenda e pensando nas pessoas que serão afetadas por sua reunião. Desenvolva empatia por eles fazendo três conjuntos de perguntas:

1. Quem vai estar na sala e quais são as suas necessidades?
2. Quem não estará na sala, mas será afetado pela reunião e quais são suas necessidades?
3. Em que cultura e ambiente mais amplos você está operando e quais são alguns dos desafios e oportunidades abrangentes?

Procure ativamente os indivíduos que participarão da reunião, ou quem será afetado por ela e fale com eles sobre o objetivo da reunião – idealmente pessoalmente. Mesmo que você tenha reuniões regulares com o mesmo grupo de pessoas, esses check-ins individuais ajudar a criar confiança, superar questões ocultas e garantir que os participantes se sintam mais interessados. Gere engajamento através da empatia.

Em seguida, defina um quadro para a reunião. Depois de ter ouvido e observado atentamente, você deve sugerir um propósito para a reunião e articular resultados claros e mensuráveis (ou observáveis) que serão guias da medida de sucesso de uma reunião produtiva. Recomendamos que você se pergunte: se esta reunião é extremamente bem sucedida, o que as pessoas sentem, sabem e fazem como resultado dela? Inclua esses resultados desejados em sua agenda, para que os participantes saibam por que eles estão atendendo e podem avaliar com você se o tempo foi ou não produtivo. Na nossa experiência, as pessoas raramente investem tempo o suficiente para fazer esses alinhamentos. Fazemos isso com mais frequência, enquanto consultoria, quando puxamos as reuniões em nossos clientes e temos adotado essa construção de entregáveis e expectativa de forma a gerar transparência e consciência sobre a importância da reunião com os envolvidos.

As reuniões são muitas vezes colocadas no calendário sem um objetivo particular em mente – simplesmente para manter o tempo – e, como resultado, o carrinho geralmente dirige o cavalo. As pessoas estão presentes simplesmente porque sentem que devem. Mesmo – talvez especialmente – reuniões curtas merecem um propósito claro e claramente articulados os resultados desejados. Isso mantém as pessoas na tarefa e garante que as pessoas sintam que seu tempo é bem gasto.

O terceiro passo é criar uma reunião criativamente. Focamos, tipicamente em garantir as entradas (pessoal, local, informações, relatórios) e saídas (ata, definições, metas, planos de ação) e pouco avaliamos o processo, ou experiência da reunião. Precisamos garantir reflexões poderosas, compartilhamento de conhecimento, tomada de decisão, escuta ativa e criatividade em um curto espaço de tempo. As reuniões precisam ser 100/100, ou seja, 100% das pessoas contribuem ao longo de 100% da reunião. Hoje, infelizmente, encontramos reuniões 20/80 – 20% dos participantes falam durante 80% do tempo.

Você pode usar filmes, imagens, poesia ou música para provocar ideias? É possível criar uma oportunidade de compartilhamento e conexão pessoal? Embora isso possa parecer frívolo, é realmente extremamente importante. As reuniões são oportunidades não apenas para fazer as coisas, mas também promover uma cultura de equipe positiva.

Finalmente, teste o seu plano, da mesma forma que um designer de produto colocaria um protótipo precoce nas mãos dos usuários. No contexto de uma reunião, este pode ser um projeto de agenda compartilhado com os participantes. Suas respostas irão ajudá-lo a ganhar mais empatia, enquadrar novas questões, tornar-se ainda mais criativo no design da sua reunião e aumentar seu potencial de sucesso na reunião atual.

Aplicamos este processo de design para suas reuniões para eventos importantes como reuniões de projetos, lançamento de Kaizen e Coffee Talks com públicos muito distintos e percebemos que essas técnicas afetam radicalmente tanto a eficácia desses encontros quanto a atitude que as pessoas em suas organizações têm sobre eles. Cada fase tem seus benefícios. A imersão ajuda as pessoas a se sentirem ouvidas e garante que os líderes da reunião estejam conectados aos participantes. O enquadramento empurra os líderes da reunião para garantir que haja metas claras para cada reunião. Imaginar leva a mais criatividade e experimentação no design da reunião. Finalmente, a prototipagem – algo tão simples quanto receber feedback de seu plano de algumas pessoas – faz com que as pessoas se sintam valorizadas, mais responsáveis nas reuniões e mais investidas em seu sucesso.

Isso pode parecer oneroso para cada reunião, mas, com a prática, você pode aprender a percorrer esses estágios em menos e menos tempo, e você achará que o investimento inicial pequeno economiza tempo significativo no longo prazo. Você terá menos reuniões, e aqueles que você tem serão mais produtivos – até às vezes divertidos. Se a reunião não vale o esforço, não deveria nem existir.

*Artigo traduzido do site hbr.org.