Squads de Melhoria Contínua, o passo final para Agilidade em Excelência Operacional
Em dezembro de 2017, o Setec Consulting Group lançou a metodologia Kaizen Sprint falando sobre como executar Lean Six Sigma de forma mais ágil (leia aqui o e-book sobre o método). Desde então diversos clientes implementaram a metodologia, o que nos faz ter uma clareza melhor dos principais benefícios que o modelo pode trazer às organizações que trabalham com projetos de Melhoria Contínua. Antes, vale relembrar rapidamente como funciona o método:
O Kaizen Sprint® roda o ciclo inteiro do DMAIC em janelas de 1 a 5 semanas com recursos totalmente dedicados ou parcialmente dedicados. O resultado, ao final de 06 meses, é a realização de pelo menos 04 Sprints com melhorias sistemáticas e constantes para todas as variáveis críticas prioritárias ao incremento de valor. Ou seja, no mesmo período de projeto, conduzimos pelo menos 4 etapas de incremento real de valor, priorizado pela sua criticidade. Dividimos a etapa de análise e melhoria para distribuir melhor o avanço das ações e dos resultados para cada variável crítica e para o indicador de resultado.
* Framework desenvolvido pelo Setec Consulting Group – Integração DMAIC e Ágil
Benefícios obtidos
Conseguimos observar depois de algumas implementações os seguintes benefícios:
– Redução do tempo para captura do Saving: com projetos entregando sprints desde as primeiras semanas, os resultados já vão sendo obtidos em um curto prazo, e não mais ao final apenas do ciclo DMAIC
– Maior engajamento da Alta Direção: pelo fato de termos ciclos mais curtos com entregas de ações e resultados constantes, a alta direção acaba estando mais próxima, ajudando os times com uma visão estratégica e removendo impedimentos organizacionais.
– Capacidade de reação às mudanças de cenários: pelo fato de estarmos sempre discutindo quais X’s serão priorizados para o próximo Sprint, a equipe tem uma melhor gestão de risco e um aumento na capacidade de reação à novos cenários.
Próximo passo: transformar seus Belts formados em ciclos anteriores em Squads de Excelência Operacional
Uma vez que os benefícios de se conduzir um projeto no modelo do Kaizen Sprint estejam claros para organização, vale a reflexão: será que faz sentido ainda termos projetos em ondas, no modelo tradicional? A resposta é sim. Principalmente para novos Belts. Conduzir projetos de OE no modelo do Kaizen Sprint são uma ótima alternativa para Belts que já saibam como caminhar no DMAIC de forma mais autônoma. Já em um primeiro ciclo, é ideal que o método seja seguido normalmente, de forma a criar um entendimento metodológico melhor ao novo Belt. De toda forma é importante deixar claro que não é um impeditivo iniciarmos um novo trabalho já neste formato mais ágil, mas devemos levar em conta esta dificuldade inicial.
E como seriam os Squads?
Ao contrário dos projetos, os Squads seriam equipes autônomas dedicadas (80 a 100% do tempo) a uma cadeia de valor específica (processo), que teria um Processo Owner no papel de Champion Full-Time, priorizando junto ao time o backlog de variáveis X’s constantemente medidas. Desta forma, o time estaria o tempo todo se dedicando a entender qual será sempre a variável X mais crítica a ser trabalhada por ciclos de Análise de Causa Raíz, Proposta e Implementação de Solução, e Controle de Resultados.
Um possível exemplo seria um Squad dedicado ao Cancelamento de Clientes do Produto.
A partir do momento que este Squad tenha um tema que não faça mais sentido na organização, o P.O pode solicitar a troca da cadeia de valor em análise para sensibilizar outro indicador crítico da organização, como por exemplo Aumento da Rentabilidade nas Campanhas de Marketing (desde que o tema seja de conhecimento de todos do Squad).
Portanto, usando uma abordagem de melhoria, iterativa e incremental, sempre estaremos fazendo projetos de melhoria contínua, utilizando DMAIC, formando Belts; mas ao mesmo tempo, entregando cada vez mais rápido valor e resultado para a organização e seus clientes.
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