Lean Office: conheça os benefícios dessa metodologia para tornar seu escritório mais produtivo
Várias empresas e instituições estão descobrindo como reduzir o tempo gasto em atividades administrativas e ao mesmo tempo aumentar a qualidade do trabalho realizado e diminuir custos. Como isso é possível? Adotando os princípios que vieram do Lean Manufacturing (produção enxuta) e que, na última década, foram devidamente adaptados ao ambiente corporativo – o chamado Lean Office.
A filosofia Lean, desenvolvida no chão de fábrica da montadora japonesa Toyota, após a derrota do país na Segunda Guerra Mundial, busca eliminar os desperdícios continuamente com o objetivo de se fazer cada vez mais com cada vez menos. O Lean consiste na busca pela especificação do que é o valor, qual a sequência ideal das atividades que agregam valor ao processo e como realizá-las de maneira eficaz e ininterrupta, cada vez que alguém as solicita.
Enquanto na manufatura a filosofia Lean aponta sete pontos de desperdício – transporte; estoque; movimento; espera; superprodução, processamento excessivo e retrabalho – nos setores administrativos esses pontos de desperdício chegam a 30! (ver box)
O Lean Office busca eliminar esses desperdícios com técnicas voltadas para os processos administrativos organizacionais, englobando de forma sistemática a aplicação de diversas ferramentas de produtividade como 5S, TPM, SMED, Kaizen, Kanban, entre outras.
Assim como a adoção do conceito Lean já se provou extremamente eficaz na manufatura, a adoção do Lean Office também oferece diversos benefícios para as empresas, como:
Maior eficiência
A implantação de processos baseados no conceito de Lean Office, revisando processos e eliminando desperdícios, pode levar a um aumento de produtividade de até 90%.
Redução de custos
Aprimorar o fluxo de processos permite reduzir custos diretos e indiretos dentro da empresa. Além de oferecer uma visão geral que leva a melhores resultados no desempenho geral da empresa, o conceito de Lean Office também leva a uma economia de custos diretos com a melhor utilização dos recursos.
Identifica desperdícios
Muitas vezes os líderes de negócio não conseguem mensurar o volume de atividades ocultas que são desenvolvidas diariamente no escritório, e que representam uma grande fonte de desperdícios em termos de tempo e dinheiro. Essas atividades, que nunca seriam mapeadas sem a adoção do Lean Office, são realizadas sem planejamento. Essas mesmas atividades, baseadas em processos mais enxutos, certamente irão gerar resultados mais positivos.
Simplifica processos complexos
Ao analisar cada processo separadamente, os gerentes podem identificar maneiras de os simplificar e obter maior produtividade com o mesmo conjunto de recursos. Com o tempo, diversos processos agregam etapas desnecessárias, adicionando uma complexidade que pode ser identificada e corrigida com a aplicação do conceito Lean.
Aumenta a satisfação do cliente
Com a adoção do Lean Office e otimização dos processos, a empresa ganha a capacidade de responder com mais rapidez a demandas dos clientes, gerando uma melhor experiência e mais fidelidade. Ao final, isso gera mais vendas e maior lucratividade.
Para a eficiente adoção do Lean Office, a empresa precisa repensar a sua cultura, incentivando a cooperação de todos na busca da redução de desperdícios e da melhoria contínua de todos os processos. Para isso, a gerência deve capacitar os funcionários para que eles tenham uma visão prática do Lean Office, e das principais ferramentas e técnicas voltadas para o aumento da produtividade.
A Setec também tem em sua grade o curso de Líderes Kaizen, que é voltado para capacitação de líderes de excelência operacional, Black Belts e Green Belts para condução de Workshops de curta duração. Este treinamento visa capacitar o participante a ser um Líder de Evento Kaizen, ou seja, saber selecionar e conduzir um tema dentro da metodologia. Este treinamento também pode ser aplicado para a área de serviços.
Os 30 desperdícios no setor administrativo:
1. Alinhamento de objetivos: é a energia desperdiçada por pessoas que não sabem ao certo o objetivo do trabalho e o esforço necessário para corrigir o problema e produzir o resultado esperado
2. Atribuição: é o esforço usado para completar uma tarefa inapropriada e não necessária
3. Espera: é o recurso perdido enquanto pessoas esperam por informações, reuniões, assinaturas, o retorno de uma ligação e assim por diante
4. Movimento: é o esforço perdido em movimentações desnecessárias
5. Processamento: não executar um trabalho da melhor forma
6. Controle: é a energia usada para controlar e monitorar e que não produz melhorias no desempenho
7. Variabilidade: são recursos utilizados para compensar ou corrigir resultados inesperados
8. Alteração: ter que mudar um processo sem conhecimento de todas as consequências e demais esforços para corrigir os seus efeitos
9. Estratégia: é o valor perdido ao implementar processos que satisfazem objetivos de curto prazo, mas que não agregam valor aos clientes e investidores
10. Confiabilidade: é o esforço necessário para corrigir resultados imprevisíveis devido a causas desconhecidas
11. Padronização: é a energia gasta por causa de um trabalho não ter sido feito da melhor forma possível por todos os responsáveis
12. Subotimização: é causada pela concorrência de dois processos, no melhor caso o desperdício será o trabalho duplicado, mas pode chegar ao comprometimento de ambos os processos e na degradação do resultado final
13. Agenda: é a má utilização dos horários e da agenda
14. Processos informais: ocorre quando recursos são usados para criar e manter processos informais que substituem os processos oficiais ou que conflitam com outros processos informais, e também os recursos utilizados para corrigir os erros causados por este sistema
15. Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou informações que se acumulam entre as estações de trabalho e criam o desperdício de fluxo irregular
16. Checagens desnecessárias: é o esforço usado para inspeções e retrabalhos
17. Erros: são causados pelos esforços necessários para refazer um trabalho que não pôde ser utilizado
18. Tradução: é o esforço requerido para alterar dados, formatos e relatórios entre passos de um processo ou seus responsáveis
19. Informação perdida: ocorre quando recursos são requeridos para reparar ou compensar as consequências da falta de informações chave
20. Falta de integração: é o esforço necessário para transferir informações (ou materiais) dentro de uma organização (departamento ou grupos) que não estão completamente integradas à cadeia de processos utilizados
21. Irrelevância: esforços empregados para lidar com informações desnecessárias ou esforços para fixar problemas que isso causa
22. Inexatidão: criar informações incorretas ou ainda ter que tratar suas consequências
23. Inventário: são todos os recursos aplicados a um serviço antes dele ser requerido, todos os materiais que não estão sendo utilizados e todos os materiais que já estão prontos para serem entregues e estão aguardando
24. Processos secundários: são os recursos despendidos em processos secundários que ainda não podem ser utilizados pelos passos seguintes do processo
25. Ativos subutilizados: são os equipamentos e prédios que não estão sendo usados de forma máxima
26. Transporte: todo transporte de materiais e informações, exceto aqueles utilizados para entregar produtos e serviços aos clientes
27. Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a atenção de um empregado não estão voltadas para os objetivos críticos da organização
28. Estrutura: acontece quando comportamentos existentes, expectativas, procedimentos, rituais, regulamentos, cargos e prioridades não estão reforçando, guiando, e orientando o melhor comportamento para redução de desperdícios e também quando existe muita diferença entre a estrutura organizacional da empresa e os elementos fundamentais encontrados nas organizações de classe mundial
29. Disciplina: ocorre sempre que existir uma falha no sistema de identificação acurada e reação rápida contra negligência, falta de responsabilidade e problemas relacionados à disciplina esperada dos empregados
30. Domínio: ocorre toda vez que uma oportunidade de aumentar o domínio de um empregado sobre sua área de trabalho não for utilizada
