Tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos Kanban

O método Kanban vem sendo muito utilizado como suporte para a gestão de projetos, porque, de acordo com seus usuários, pode superar problemas que impedem a máxima eficiência de metodologias como Waterfall, ou mesmo Scrum.

Baseado no princípio “Pare de iniciar e comece a terminar”, o método Kanban é uma ferramenta flexível e eficiente para gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele permite que você organize e gerencie seu processo visualizando todas as etapas do seu fluxo de trabalho em um quadro visual chamado “quadro Kanban”.

A gestão de projetos Kanban ajuda a visualizar seu trabalho (mesmo que ele não seja visível, e sim conhecimento) para que você possa entender melhor sua sequência e seus gargalos. Ao fazer isso, você poderá organizar e gerenciar o trabalho com mais eficiência, eliminando os impedimentos encontrados.

Origens do Kanban: do supermercado ao chão de fábrica

Compreender como o Kanban se originou o ajudará a aproveitar ao máximo essa estrutura de gestão de projetos. O Kanban foi desenvolvido como um sistema de controle de estoque para fabricação just-in-time pelo engenheiro Taiichi Ohno na Toyota na década de 1940.

Ohno se inspirou na maneira como as mercearias estocavam suas prateleiras. Os clientes compravam o que precisavam e a loja reabastecia com base no que havia vendido e nas expectativas de demanda.

As lojas perceberam que não fazia sentido manter mais à mão do que o necessário para atender à demanda dos clientes. Combinar o estoque com a demanda aumentou a eficiência, reduziu o desperdício e melhorou a qualidade das operações das mercearias.

Kanban aproveita o poder da informação visual

Em vez de os estoques chegarem sem considerar o que estava sendo vendido, esses supermercados ajustaram seus pedidos com base nos produtos esgotados. Eles alavancaram a percepção visual para identificar os produtos com maior rotatividade nas prateleiras.

A Toyota adotou essa prática e a usou para melhorar seu sistema de fabricação. Em vez de o trabalho ser empurrado para uma equipe, o trabalho do Kanban foi puxado em resposta à demanda, semelhante à maneira como os supermercados reabasteciam suas prateleiras.

Kanban em si é uma palavra japonesa que significa sinal, cartão ou quadro de avisos. Na Toyota, os trabalhadores da linha de montagem usavam tokens físicos como sinais para o reabastecimento e controle de estoque just-in-time. Nos tempos modernos, esses são códigos de barras impressos anexados a um objeto físico, como uma bandeja ou palete.

O Kanban é uma ferramenta de gestão de projeto, mas também é uma mentalidade. Trata-se de garantir que você, como gerente de projeto, escolha as coisas certas, no momento certo, focando no que deve ser feito agora e deixando de lado momentaneamente o que deve ser feito mais tarde.

E, o que não devemos fazer? O Kanban pede que você puxe o trabalho quando tiver capacidade, em vez de empurrá-lo para os trabalhadores e sobrecarregá-los. Também pede que você pense no seu projeto como uma sequência de atividades através das quais o trabalho flui. O foco no fluxo de trabalho até a conclusão é um conceito-chave no Kanban. Lembre-se sempre: PARE DE COMEÇAR E COMECE A TERMINAR. Não importa o que você trabalha, e sim o que você entrega para o cliente.