Retomada das atividades presenciais – Uma oportunidade para o 5 S
O retorno as atividades presenciais nas organizações, vem sendo uma realidade cada dia mais próxima e o 5S vem sendo mais aplicado com essa retomada. No momento em que de forma gradual a pandemia está arrefecendo, graças a evolução do contingente de vacinados e da manutenção dos cuidados sanitários nas fábricas e nos escritórios, seja no formato totalmente presencial ou híbrido, com alguns dias remotos e outros presenciais. Neste cenário, temos a oportunidade de tornar nosso ambiente de trabalho mais produtivo, limpo, organizado e conservado utilizando a metodologia dos 5 S ou 5 Sensos.
De origem japonesa, a metodologia 5S proporciona simplicidade e eficiência a um ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos, pode ser utilizado no ambiente de industrial, tais como chão de fábrica, linhas de produção e no ambiente administrativo, tais como escritórios, salas de reunião e refeitórios. A origem do nome vem das cinco palavras japonesas que descrevem as etapas necessárias para a aplicação da metodologia: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Vamos entender como funciona:
- Seiri: Utilização, ou seja, percorrer todos os itens presentes no local de trabalho e classificá-los considerando sua necessidade de utilização e ordem de importância.
Nesta etapa devem ser avaliados quais recursos são necessários e agregam valor ao processo daqueles que não são necessários e podem ser descartados ou destinados para outra área ou setor mais conveniente. No ambiente industrial devemos eliminar, por exemplo: ferramentas, utensílios, instrumentos, desnecessários a execução das tarefas, bem como no ambiente de administrativo devemos eliminar, por exemplo: documentos, papéis e insumos de escritório, acumulados em excesso nas áreas de uso ou sobre as mesas e armários.
Principais benefícios desta etapa:
- Mais espaço;
- Descobrir objetos e documentos;
- Redução da perda de tempo;
- Eliminação de desperdício;
- Previne compras desnecessárias.
- Seiton: Organização, ou seja, cada item no local de trabalho, considerando sua importância, deve estar disposto no melhor local possível com base na frequência ou tipo de utilização.
Nesta etapa, no ambiente industrial devemos por exemplo: definir e identificar os locais de armazenamento com placas ou etiquetas, padronizando a quantidade e o local de coleta dos materiais, definir e sinalizar o layout das áreas produtivas incluindo as áreas de risco para a saúde e segurança ocupacional, bem como no ambiente administrativo devemos por exemplo: arrumar gavetas e armários sem acúmulo de materiais e com identificação clara e facilidade de acesso, adequar os layouts das mesas facilitando mobilidade, arrumar fios, instalações e conexões reduzindo o risco de tropeços e quedas.
Principais benefícios desta etapa:
- Otimização do tempo;
- Facilitação ao acesso de objetos e informações, para todos;
- Prevenção de incêndios/acidentes/incidentes;
- Melhoria no controle de ferramentas e equipamentos;
- Maior disponibilidade física;
- Diminuição de custos com estoques.
- Seiso: Limpeza, ou seja, identificar as fontes de contaminação, evitar a sujidade preventivamente, limpar e manter limpo. Necessário para garantir que o local de trabalho esteja agradável em bom estado de funcionamento.
Nesta etapa, tanto no ambiente industrial quanto no ambiente administrativo o ato de retirar a sujeira, não deve ser feito somente na hora da faxina, é importante que todos mantenham o ambiente de trabalho limpo e adequado. Além de limpar, é necessário identificar as fontes poluidoras do ambiente de trabalho e encontrar as causas da poluição e pensar em como evitar a sujeira gerada por essa fonte. Isto irá requerer alterações nas atividades, manutenções e inspeções preventivas que certamente vão proporcionar um ambiente limpo e agradável.
Principais benefícios desta etapa:
- Redução de falhas;
- Diminuição de estresse de funcionários;
- Prevenção de acidentes;
- Melhora o ambiente de trabalho;
- Mudança positiva no comportamento da equipe;
- Imagem positiva do ambiente.
4. Seiketsu: Padronização, ou seja, definir o padrão através de gestão visual, procedimentos, responsabilidades e rotinas diárias para manter o ambiente funcional ao longo do tempo.
Nesta etapa, no ambiente industrial devemos por exemplo: identificar máquinas e locais, utilizar faixas demarcatórias adequadas para corredores, dispositivos, racks, padronizar cores da tubulação e fiação bem como no ambiente administrativo devemos por exemplo: sinalizar as áreas, identificação externa nos armários e arquivos, padronização de mesas, computadores, acessórios ergonômicos, etc.
Principais benefícios desta etapa:
- Melhoria da qualidade dos produtos e serviços;
- Melhoria do desempenho e controle das tarefas;
- Prevenção de doenças e acidentes de trabalho;
- Regras e rotinas que beneficiam as pessoas;
- Diminuição da variabilidade.
- Shitsuke: Autodisciplina, ou seja, promover o desenvolvimento da consciência de manutenção e da verificação da evolução do estado do ambiente através de treinamento, auditorias regulares, feedbacks e ideias de melhoria.
O 5S, tanto para o ambiente industrial quanto administrativo, representa um grande desafio para as pessoas e para a organização. Trata-se de uma mudança cultural e deve ser constantemente lembrado, portanto o emprego de auditorias e do contínuo uso de recursos de divulgação e participação, tais como com cartazes, panfletos, palestras, workshops e eventos com as práticas diárias do 5S, devem ser utilizados para promover a conscientização em todos os funcionários da empresa.
Principais benefícios desta etapa:
- Satisfação dos clientes internos e externos;
- Fortalecimento do espírito de equipe;
- Respeito mútuo;
- Compartilhamento racional do ambiente.
Agora que conhecemos as etapas do 5 S e seus principais benefícios, que tal tornarmos nosso ambiente de trabalho mais agradável e funcional aplicando esta metodologia simples e eficaz, que tem sido utilizada tanto em ambientes industriais quanto administrativos, com resultados excelentes para empresas e funcionários de todos os seguimentos e tamanhos.
