Como a junção de OKR’s e outros métodos podem ajudar na definição de temas de projeto em sua empresa

Com a chegada do final do ano, chegam também os momentos onde as empresas (sejam elas pequenas, médias ou grandes), desenham seu planejamento estratégico para o ano seguinte. Em decorrência deste planejamento estratégico, são desenhados os possíveis projetos que essa empresa tem em mente para que ela possa atingir suas metas propostas. Porém, o que vemos de forma recorrente, é que as empresas não necessariamente fazem o link correto entre Estratégia-Indicador-Projeto, de forma que ao desdobrarem suas iniciativas prioritárias para os times no ano seguinte, estas acabam desconexas do real norte direcionador que a companhia deseja para seu próximo ciclo. Uma possível forma de abordarmos (e melhorarmos) esta sequência toda é a utilização conjunta de OKR’s e técnicas como SMART para que então sejam selecionados os projetos.

Para começarmos a falar como os OKR’s podem ajudar nesta frente, é prudente darmos uma explicação rápida sobre o que eles são. Este acrônimo se refere a Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chaves), método desenvolvido por Andrew Grove e depois usado por John Doerr onde toda a Visão Estratégica da empresa é determinada por uma simples combinação do Objetivo (ponto onde eu quero chegar) e os seus respectivos Resultados Chaves (como eu medirei que efetivamente os alcancei). Exemplo: Imaginem uma empresa onde em seu planejamento estratégico ficou definido , que para o ano seguinte, seu principal objetivo é consolidar sua posição como uma grande vendedora por meio do e-commerce.

Objetivo:

Consolidar posição no mercado online

Os seus Key Results seriam a forma pela qual mediríamos isso. Geralmente definimos de 2 a 5 KRs para cada objetivo.

KRs:

– Crescimento de 30% das vendas pelo e-commerce.

– Ter pelo menos 50% das vendas realizadas por canais digitais

Como este texto não é um texto específico sobre OKR’s, não entrarei aqui no detalhe de todos os benefícios que este modelo pode trazer – caso queira saber um pouco mais, o Setec Consulting Group tem Treinamentos e Workshops de construção do OKR para sua empresa, clique aqui. O foco deste texto é fazer a real conexão entre a visão estratégica que este método traz com a consequente criação de temas de projeto.

Trabalhando como Consultor Master Black Belt, tenho a oportunidade de poder vivenciar muitos projetos de Excelência Operacional de perto. Sumarizando de forma bem rápida e simples, podemos dizer que estes projetos podem servir para:

– Encontrar desperdícios e ganhos rápidos (KAIZEN)

– Melhorar de forma substancial um processo existente (DMAIC)

– Desenhar um processo, produto ou serviço novo de forma Inovadora (Design Thinking For Lean Six Sigma)

Geralmente os projetos de Excelência Operacional, ao terem seu tema e indicadores definidos, partem para a sua execução. O que é curioso as vezes é que, independente do sucesso do projeto, muitas vezes a direção entende que aquele projeto não deve ser priorizado nas discussões da Diretoria Executiva, pois não possuí  um tema relevante. O que me faz pensar: como que montamos uma equipe para trabalhar com grande dedicação em um tema, usando um método estruturado, onde um resultado é entregue e isso não é priorizado? Podendo estar ligado, justamente, a desconexão deste tema desde o início em relação ao Planejamento Estratégico da Empresa.

Vamos pegar o mesmo exemplo que estávamos falando sobre a empresa onde foi definido o OKR. Ao ser feita aquela análise, fica claro que o principal indicador que deve ser sensibilizado na visão da Alta Direção é a quantidade de vendas realizadas por meios digitais. Caso os projetos de Excelência Operacional acabem recaindo para um tema diferente, é natural que este tema fique em segundo plano. Por isso, a proposta aqui é: como elencar um tema de OE ligado a este desafio citado?

Poderíamos pensar no tema “Aumento das vendas Online”. Ele seria diretamente ligado ao OKR citado. Mas como saber se ele é um bom tema? Uma ferramenta já muito utilizado no meio da Excelência Operacional é o SMART, acrônimo para: Strategic, Measurable, Applicable, Relevant, Timely (Estratégico, Mensurável, Aplicável, Relevante, Temporal).

Quando submetemos o tema ao SMART, percebemos que ele pode ser refinado, para que não seja um projeto que chamamos de “Ferver o Oceano”:

Strategic: Este projeto é bem estratégico, pois está ligado ao principal objetivo da empresa;

Measurable: Ao analisar a base de dados, temos dados suficiente e capacidade de medição para conseguirmos medir o resultado do projeto efetivamente?

Applicable: Necessário ver se temos recursos disponíveis para este projeto. Quais são as pessoas necessárias que tocariam este tema? Elas estão disponíveis? Áreas de Marketing, Vendas, Logística?

Relevant: Qual retorno financeiro este projeto daria? Estamos olhando um escopo considerável?

Timely: As ações propostas por esse projeto perdurarão por mais tempo? Os resultados serão tangíveis dentro do próximo ano?

Com a análise SMART feita, podemos efetivamente avaliar qual a metodologia que usaremos para desenvolver o projeto, mas vejam que o foco não está nesse ponto. A questão principal é: com este tema, com certeza as diretrizes da empresa em relação a priorização e ajuda à equipe do projeto seriam diferentes do que se o tema fosse, por exemplo, o aumento da venda em lojas físicas.

O OKR e o SMART não são antagônicos. Inclusive, da forma pela qual demonstrei, não são nem similares, pois tratam de fases diferentes que vão desde a visão estratégica até a visão tática. O que precisamos entender é que a existência de um método ou ferramenta, não implica na obsolescência de outro. Desde que você esteja disposto, e entenda, como utiliza-los em conjunto.

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