O desafio de integração das áreas de projetos nas organizações

Em empresas cada vez mais organizadas por projetos, com maior achatamento de sua estrutura organizacional e com temas transacionais que envolvem diversas áreas, temos vivenciado mais desafios na integração de todas suas iniciativas. Isso se desdobra na latente inexistência de um portfolio único, na concorrência de recursos e na redundância de frentes e temas que se esbarram ou se canibalizam, gerando perda de efetividade e engajamento dos times. Isso sem contar a grande confusão na escolha da abordagem metodológica e da forma de organizar os recursos em termos de dedicação e na linha do tempo.

Dado esse desafio, o Setec Consulting Group conduziu um estudo com 45 gestores de projetos de suas respectivas empresas entre agosto e setembro de 2018 onde ratificamos algumas dessas percepções e pudemos perceber as causas e os impactos da não integração das áreas de projetos.

Central de Projetos

Um dos fatores críticos de sucesso para desdobramento das iniciativas de projeto de forma organizada e estratégica é a existência de um escritório ou um sistema que unifique, gerencie e dê visibilidade dos temas para toda a organização. Na pesquisa, 40% das empresas afirmaram não possuir uma central para organização de todo o portfólio. Em boa parte da empresas as iniciativas são gerenciadas em cada departamento ou diretoria, independentemente do nível estratégico do projeto. Como resultado, 66,7% dos respondentes alegam que em suas empresas não existe um desdobramento do planejamento estratégico na forma de projetos e tão pouco uma clara conexão das iniciativas com uma visão de longo prazo.

Os Maiores Desafios

Os três maiores desafios na gestão do portfolio de projetos estão relacionados a etapas contíguas na condução das iniciativas. Existe o desafio de identificar e organizar todas as oportunidades e temas (60%), além de organizar as pessoas conforme suas disponibilidade, habilidade e competência (66,7%) e priorizar quais temas são mais relevantes e mais estratégicos (64,4%). Isso, muitas vezes, pela gestão de projetos ser departamental e organizada por camadas e hierarquia. Em muitas das empresas (55%), os gestores de projetos não possuem visibilidade dos temas tratados pela alta direção.

As Maiores Falhas

Para 60% dos respondentes, a maior falha na condução dos projetos é a falta de alinhamento com as áreas diretamente envolvidas que não assumem a governança quando da necessidade manutenção dos resultados ou conclusão das ações residuais. Além disso, não há clareza para os times em 55,6% das empresas de quão relevante é o tema para organização, gerando perda de energia e engajamento de longo prazo.

Em 80% das empresas há concorrência de recursos humanos com relação a outros projetos demandados pela alta direção. 87% dos gestores afirmaram que não tinham clareza dos temas que iriam ser trabalhados com antecedência. Esse é um número que demonstra o impacto das iniciativas não alinhadas e não planejadas. Para 84,4%, a concorrência também vem da rotina operacional, em equipes que não são totalmente alocadas para trabalhar nos temas tidos como prioritários.

Reinventar a roda

Uma frase atribuída a Einstein diz que “Loucura é esperar resultados diferentes fazendo sempre a mesma coisa”. As empresas não só insistem na mesma forma como também abrem diversas frentes sob o mesmo tema. Em 55,6% das empresas, os gestores de projeto afirmaram terem identificado temas redundantes (com objetivos similares) sendo conduzidos por times diferentes. Isso gera, na última instância, dificuldade na sustentação do resultado, consumo de recursos e retrabalho para alinhamentos.

Em 64,4% das empresas, os gestores de projeto afirmaram que existem iniciativas por eles gerenciadas que não deveriam ser tratadas como temas de projeto mas sim demandas locais e operacionais sem necessidade de tantos recursos. Em 71,1% das empresas foi possível verificar algum tipo de erro na escolha da abordagem metodológica que gerou retrabalho o cancelamento da iniciativa na organização. Quando a abordagem metodológica foi correta, falhas na condução ocorreram para 93,3% dos respondentes.

Oportunidades de Melhoria

Segundo os gestores, as principais oportunidades de melhoria estão relacionadas à melhoria do plano de comunicação da empresa e dos projetos (51,1%). Além disso, os gestores deveriam dar mais apoio na definição e refinamento do escopo do projeto (44,4%) e na sustentação dos resultados e análise crítica (42,2%).

Dessa forma, vemos que o cenário de gestão de projetos é complexo e falho em termos da escolha do método e da condução de cada iniciativa. Quando em escala, falha na capacidade de dar visibilidade e transparência sem uma clara priorização e alocação adequada de recursos. Como efeito, temos a indisponibilidade de pessoas, a redundância de temas e a condução de temas que não necessariamente estão conectados (ou pelo menos não com clareza) com o planejamento estratégico. Isso gera falhas na sustentação e na capacidade de entrega, gerando muito retrabalho e perda de energia para os times.

Fica claro então que esse é um desafio que precisamos enfrentar de frente pois, da forma que foi apontado pela pesquisa, se tendemos a trabalhar cada vez mais por projetos, só iremos gerar mais desgaste e mais desconexão das partes envolvidas. Os líderes de todas as organizações precisam tratar o tema gestão de portfolio e projetos com relevância, garantindo conexão com o propósito e com a estratégia e dispondo as pessoas na forma adequada e devidamente capacitadas para conseguirem os resultados.