Makigami – Mapeamento do Fluxo de Valor para Serviços

O ex-secretário de defesa dos Estados Unidos, Donald Rumsfeld, disse que há coisas que sabemos que sabemos (“sei que sei”), coisas que sabemos que não conhecemos (“sei que não sei”) e coisas que não sabemos que não sabemos (“não sei que não sei”). É este último, o estado de ignorância, que é o mais problemático, disse ele. Isso é verdade tanto na arena da política externa quanto no gerenciamento de processos de negócios. A análise através da metodologia Makigami pretende resolver isso.

Parece uma questão filosófica: como melhorar um processo do qual não conhecemos com profundidade as suas particularidades e nem a causa do problema? Ainda mais quando falamos de processos associados a negócios ou serviços onde as ferramentas convencionais de mapeamento ou são simplistas demais em termos de apontamento das oportunidades de melhoria (fluxograma) ou são complexas em função das particularidades de processos transacionais (VSM).

Makigami, na da tradução literal, não é o mesmo que o Origami apesar do significado semelhante: Origami significa dobrar papel, e Makigami significa um rolo de papel. Makigami também é um nome para os scripts da missão que foram dados aos ninjas no Japão medieval. Pense então em Makigami como guias para melhoria de processos que podem ser revisitados sempre que necessários. São pergaminhos com todo o histórico do processo, trazendo transparência aos problemas e oportunidades de melhoria.

Então, o que é Makigami?

 

Makigami usa um longo pedaço de papel marrom para criar um mapa de processo altamente estruturado. O mapa visualiza, analisa e comunica qualquer processo de negócios, desde o início até o final de um processo de produção ou serviço. O Makigami pode ser dividido em quatro grandes áreas:

1. Atividades realizadas por diferentes partes;
2. Documentos / mídia utilizados na comunicação;
3. Análise do tempo;
4. Problemas identificados.

Makigami compartilha algumas semelhanças com o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM), mas é ideal para uso na indústria de serviços e ambientes de escritório. Ele identifica sub-atividades até então invisíveis que podem ser detalhadas em muitos níveis. Isso revela oportunidades para melhoria e permite que as empresas criem os melhores processos.

Também é impossível negar que o Makigami serviu de inspiração para as análises referentes à Jornada do Cliente ou Usuário em muitas análises de Design Thinking ou até mesmo de metodologias ágeis. Contudo, o Makigami é mais estruturado pois estabelece algumas métricas, técnicas e análises associadas, sendo muito mais focado no pensamento Lean.

• Podemos destacar algumas funções do Makigami:
• Compreender o processo existente;
• Identificar tantos subprocessos quanto possível dentro do processo;
• Procurar a melhoria em cada um dos subprocessos;
• Identificar e agir sobre as perdas para desenvolver um processo altamente eficiente.

Para construir um Makigami, você deverá seguir algumas regras:

# 1 Use papel e lápis

Em primeiro lugar, o método tradicional de mapeamento de Makigami usa papel, lápis e cores para visualizar, analisar e comunicar processos de negócios. Existem exemplos famosos de mapas de Makigami cobrindo paredes inteiras e sendo melhorados por mais de 10 anos. Essa maneira de fazer as coisas torna os processos mais concretos e permite que partes sejam melhoradas, trocadas ou removidas. Depois de concluir, você pode enrolá-lo e armazená-lo até estar pronto para a próxima rodada de análise. Um mapa de Makigami cobre cinco tópicos:

1. Atividades realizadas por todas as partes envolvidas
2. Documentos / mídia utilizados na comunicação
3. Linhas de comunicação
4. Análise do tempo
5. Problemas identificados

 

# 2 Permita ver o invisível

O mapeamento do processo de Makigami é para organizações cujo produto não é físico. Quando este é o caso, a quantidade de perda é mais do que quando o produto é tangível. Makigami pretende revelar as perdas invisíveis e desconhecidas.

# 3 Detectando o desperdício

Tal como acontece com o Lean, o objetivo principal do mapeamento de Makigami é identificar atividades de aumento de valor em seus processos e eliminá-los. O tempo de análise, aprovação e retrabalho são coisas típicas que Makigami procura identificar e eliminar quando retardam o processo e resultam morosidade.

# 4 Mapeamento simples

No entanto, ao contrário de outros métodos, o mapeamento de Makigami usa bastões simples, híbridos, relacionados à função, para ilustrar vários processos. Além disso, inclui documentos ou mídia relacionados para tornar os processos paralelos mais visíveis.

# 5 Padronização

Por fim, Makigami procura processos recorrentes para padronizar a máxima eficiência. Não faz sentido fazer a mesma coisa de maneira diferente a cada vez ou sempre que uma nova pessoa assume uma função. Para minimizar o desperdício, reduza os riscos e os erros, é melhor analisar seus processos e encontrar a maneira mais eficiente de realizá-los e tornar o padrão.

Como fazer Makigami?

Existem quatro princípios fundamentais que sustentam a filosofia Makigami. Mantendo isso em mente, certifique-se de que quando você faz sua análise de Makigami que identifique problemas, resíduos ou áreas para melhorar, e que as soluções que você desenvolve realmente melhoram as coisas. Às vezes, as soluções que inventamos são mais problemáticas do que os problemas que procuramos resolver.

1. Quanto mais tempo de produção é minimizado, mais problemas são minimizados;
2. Os erros são oportunidades de melhoria; Eles são permitidos uma vez, nunca duas vezes;
3. Qualquer “melhoria” que acrescenta complexidade não é uma melhoria;
4. Adicionar investimento, tecnologia, espaço, recursos ou pessoas não é necessariamente uma melhoria.

De acordo com Makigami.info, fazer uma análise de Makigami envolve de 3 a 10 dias até a fase de melhoria, daí a sua utilização cada vez maior em eventos Kaizen. Nós do Setec Consulting Group utilizamos e ensinamos o Makigami quando da facilitação ou formação de Kaizen Practioner (veja mais clicando aqui).

Em suma, a metodologia Makigami pode ser pensada como um mapeamento de processos para serviços que identifica e direciona as oportunidades de melhoria de forma adequada, em função da sua facilidade, sem codificação específica, e garantindo profundidade de análise, promovendo a melhoria contínua.

Abaixo, um exemplo de formulários que está disponível no site Makigami.info. Coloquei o início, o meio e o fim do modelo (você pode baixar pelo link: http://www.makigami.info/download-makigami-forms/)