A gestão do dia a dia de projetos de uma empresa pode ser mais eficiente por meio de OKRs

O estabelecimento de metas é uma etapa fundamental em qualquer processo de gestão de projetos. Ela é composta por foco, alinhamento e planejamento estratégico, mas o gerente geralmente acha desafiador acompanhar todas as etapas dos projetos.

Além disso, suas entregas também serão afetadas se a equipe não estiver seguindo um roteiro, ou surgirem demandas paralelas, mudança de cenário e falta de alinhamento entre os níveis estratégico, tático e operacional. Para superar esses desafios, podemos utilizar os OKRs, que elevam a eficiência de suas entregas, garantindo um alinhamento em todos os níveis em busca dos objetivos traçados, além de manter uma cadência de acompanhamento e impactar na motivação intrínseca dentro das operações uma vez que cerca de 60% dos OKRs são definidos de baixo para cima (bottom up).

O que é OKR?

OKR é a sigla, em inglês, para Objetivos e resultados chave, um framework que prioriza o que mais importa para a empresa em um dado momento. Por meio dela, uma organização tem condições de impulsionar o engajamento e o alinhamento entre os objetivos organizacionais mensuráveis, que podem ser desdobrados até a níveis individuais.

Enquanto os Objetivos definem o que se deseja alcançar, os Resultados chave são métricas, geralmente ambiciosas, que garantem que o objetivo seja alcançado. Em geral podemos simplificar OKRs com a seguinte frase: Vou para (objetivo) medido por (conjunto de resultados chave). Toda empresa que opera com OKRs se concentra em metas alinhadas com objetivos específicos e de dois a quatro principais resultados para cada objetivo. Essa estrutura defende a transparência e atua como uma ferramenta de comunicação para aprimorar o envolvimento dos funcionários, ou seja, todos dentro da organização conseguem enxergar os objetivos e resultados chave de todas as áreas e até mesmo indivíduos.

Importante ressaltar que os objetivos geralmente são qualitativos e visam a mudança de patamar dentro de uma organização ou mercado. São “sonhos” da empresa, times e colaboradores. São definidos em frases simples de acordo com a visão e expectativas do negócio.

A principal função do objetivo é comunicar: A linguagem é a principal ferramenta para mobilizar as equipes, através de propostas de ações concretas.

Incorporando OKRs à gestão de projetos

OKR e gestão de projetos podem se complementar complementam: todo projeto tem um conjunto de tarefas que são definidas regularmente para acompanhar o andamento desse projeto. Para impulsionar o projeto, essas tarefas podem estar ligadas ao atingimento de um resultado chave que por sua vez estarão ligados a um objetivo. Cuidado para não confundir a criação de tarefas dentro de um projeto com os resultados chave.

Como fazer com que os OKRs sejam bem-sucedidos

Comprometer-se com os objetivos é a maneira mais segura de alcançá-los, segundo os princípios que baseiam o trabalho da SETEC com OKRs. Usá-lo como um meio para atingir esses objetivos fornece uma estrutura que deve obedecer certos pontos. São eles:

Esclarecer os objetivos: Não há como alcançar o que não está claramente definido. Portanto, reduzir o objetivo à sua essência torna mais fácil o entendimento de todos e mais fácil de alcançá-lo.

Tornar os objetivos inspiradores: Além de construir objetivos claros e simples, eles também precisam inspirar. Isso ajuda inclusive a definir metas mais altas, o que geralmente é chamado de “moonshot”. Isso não apenas inspira as equipes a dar mais, mas também ajuda a fazê-las pensar fora da caixa para alcançar o alto padrão que você espera.

Manter OKRs públicos e transparentes: Os OKRs de todos são conhecidos, o que ajuda cada membro da equipe a ver como seus objetivos individuais estão alinhados com os outros mais gerais, vinculados à empresa como um corpo. Isso permite que eles vejam como o trabalho deles faz parte do quadro geral, o que melhora o envolvimento e o foco.

Avaliar o progresso: Depois de definir um OKR, ainda falta o caminho para alcançá-lo. Para conseguir, é preciso acompanhar o progresso de cada etapa, o que pode ser feito com o uso de métricas ou indicadores construídos durante a construção do projeto. Dentro do framework existe uma cadência para a avaliação do progresso que é ditada pelos check-ins e feedbacks constrantes.

Aceitar possíveis erros: Quando se define metas elevadas, é comum que falhas façam parte do processo para alcançá-las – e, por isso, não devem ser punidas, principalmente em uma meta moonshot onde muitas das vezes 70% de atingimento pode ser considerado sucesso. Na estrutura OKR é importante lidar construtivamente com falhas. Geralmente, há uma lição incorporada em todo projeto com falha que é a chave para o sucesso futuro, ou seja, há uma melhoria contínua baseada nos ciclos de OKRs, feedbacks, check ins e lições aprendidas.

Benefícios dos OKRs

O OKR foi desenvolvido para manter a visão, as metas e os objetivos da empresa, equipe ou indivíduo em primeiro plano. As pessoas sabem o que se espera delas e como o trabalho delas se encaixa nas tarefas maiores da equipe, departamento ou empresa.

Por meio desse framework, todos os entendem seus objetivos e os da empresa e, embora os colaboradores tenham um relacionamento mais íntimo com seu progresso e sejam responsáveis ​​por suas tarefas, também entendem quais são os passos que a organização espera dar — e conta com eles para isso.