Algumas empresas estão abolindo o uso do e-mail e estão sendo mais produtivas

Não é dúvida para ninguém que a questão da mobilidade urbana em grandes centros e a utilização de automóveis movidos a combustível fóssil são grandes temas de discussão do ponto de vista da sustentabilidade e da qualidade de vida.

Eu poderia adicionar “Hausarbeit schreiben lassen” no meio do texto, mas preciso de mais informações para contextualizar melhor. Em que contexto você gostaria de usar essa frase? Em um texto sobre meio ambiente e veículos, por exemplo, ela não faria sentido. Por favor, forneça mais informações para que eu possa ajudá-lo melhorIsso resume bem a frase “Ou se morre como um herói, ou vive-se o bastante para se tornar um vilão”.

No final do século XIX, grandes cidades do mundo inteiro estavam se “afogando no estrume dos cavalos”. Para que essas cidades funcionassem, dependiam de milhares de cavalos para o transporte de pessoas e mercadorias.

Em 1900, nas ruas de Londres, havia vários milhares de transportes puxados por cavalos, cada um necessitando de 12 cavalos por dia, fazendo um número impressionante de mais de 50.000 cavalos transportando pessoas ao redor da cidade todos os dias.

Este enorme número de cavalos criou grandes problemas e o principal foi a grande quantidade de estrume deixada nas ruas, em média, entre 15 e 35 quilos de esterco por dia para cada animal. O estrume nas ruas de Londres também atraiu um grande número de moscas que, em seguida, criou condições para o crescimento da febre tifóide e outras doenças.

A expectativa de vida média para um cavalo de trabalho era de apenas de 03 anos e essas carcaças dos cavalos também tinham que ser removidas das ruas quando não ficavam apodrecendo e gerando trânsitos caóticos.

Mas isso não era apenas uma crise britânica: Nova York tinha uma população de 100.000 cavalos produzindo cerca de 2,5 milhões de quilos de esterco por dia.

A terrível situação foi debatida em 1898 na primeira conferência internacional de planejamento urbano em Nova York, mas nenhuma solução foi encontrada. Parecia que a civilização urbana estava condenada.

No entanto, a necessidade é a mãe da invenção, e a invenção neste caso foi a do transporte a motor. Henry Ford surgiu com um processo de construção de automóveis a preços acessíveis.

Em 1912, este problema aparentemente insuperável tinha sido resolvido; Em cidades em todo o mundo, cavalos foram substituídos e agora veículos motorizados possibilitavam um transporte mais econômico, limpo e seguro.

Essa história pode parecer desconectada do tema original do artigo, mas a utilização dos e-mails está sofrendo do mesmo efeito: uma solução de comunicação praticamente instantânea que tornou praticamente obsoleto o uso de correspondência para comunicações rápidas mas que cada vez mais é tida como ineficiente. O e-mail viveu o suficiente para passar de herói para vilão.

Temos uma relação amor-ódio com e-mail. Por um lado, enviamos mais de 108 bilhões de mensagens de e-mail todos os dias. Por outro lado, a maioria de nós odeia cada vez mais dar uma olhada, após um simples fim de semana, na caixa de entrada de e-mails pendentes de resposta.

O email ocupa 23% do dia de trabalho do funcionário médio, e esse empregado médio envia ou recebe 112 e-mails por dia.

Quando você olha para estas estatísticas, você começa a ver o e-mail como uma nova forma de poluição de conhecimento. Na verdade, essa conclusão exata é aquela que Thierry Breton, CEO da empresa de serviços de tecnologia da informação baseada na França, a Atos Origin, chegou há vários anos.

Breton notou que seus funcionários pareciam constantemente distraídos pelo fluxo de e-mails que recebiam todos os dias. Então, ele tomou medidas para eliminar o que acreditava ser efeitos negativos sobre a produtividade da empresa.

Em fevereiro de 2011, Breton anunciou que estava proibindo o e-mail. Em três anos, ele queria que a Atos fosse uma empresa de “e-mail zero“.

Estamos produzindo dados em grande escala que poluem rapidamente nossos ambientes de trabalho e também invadindo nossas vidas pessoais. Precisamos tomar medidas para inverter esta tendência, assim como as organizações tomaram, no passado, medidas para reduzir a poluição ambiental após a revolução industrial.

O tamanho maciço de Atos pareceria impedir a proibição do email, mas na realidade era o tamanho da companhia que Breton viu como a razão para o gargalo da comunicação. Naturalmente, Atos não proibiu a comunicação eletrônica pura e simplesmente. Em vez disso, a empresa criou uma rede social para toda a empresa. Eles organizaram a rede em torno de 7.500 comunidades abertas representando os vários projetos que requerem colaboração. No entanto, as conversas não interrompem automaticamente os funcionários fazendo ping na caixa de entrada. Em vez disso, os funcionários podem optar por participar da discussão em seus termos e horários.

Enquanto Atos ainda não atingiu 0% de e-mail, os esforços de redução estão funcionando. A empresa reduziu o e-mail geral em 60%, passando de uma média de 100 mensagens por semana por funcionário para menos de 40. A margem operacional da Atos aumentou de 6,5% para 7,5% em 2013, o lucro por ação subiu mais de 50% E os custos administrativos diminuíram de 13% para 10%. Obviamente, nem todas essas melhorias foram o resultado da proibição de e-mail, mas a correlação é certamente forte. Assim é um crescente corpo de pesquisa sobre os efeitos do e-mail.

Pesquisadores da Universidade da Califórnia, Irvine e do Exército dos EUA cortaram o uso de e-mail para treze funcionários de escritório e mediram os efeitos sobre a produtividade e o estresse. Os pesquisadores levaram os participantes por um período inicial de três dias em que foram entrevistados e observados visualmente e com software de monitoramento de computador (para ver como eles usaram, quantas vezes e quanto seu trabalho foi interrompido). Em seguida, eles puxaram o plugue no e-mail, instalando um filtro no programa de e-mail dos participantes – que arquivaria todas as mensagens recebidas para posterior leitura e remover todas as notificações.

Eles continuaram a condição de “não enviar por e-mail” por cinco dias, continuaram observando os participantes. Os participantes começaram a se comunicar cara a cara e por telefone com mais frequência. A maioria dos participantes também gastou significativamente mais tempo em cada programa de computador que eles usaram, sugerindo que eles estavam muito menos distraídos. Os participantes também experimentaram significativamente menos estresse quando bloqueado de e-mail. Os participantes notaram mesmo esse efeito. Eles relataram consistentemente sentimento mais relaxado e focado, bem como mais produtivo, com seu e-mail desligado do que em condições normais de trabalho.

Estudos adicionais sugerem que limitar a verificação de e-mail a um certo número de vezes por dia ou apenas verificar a caixa de entrada em momentos específicos pode ter um efeito quase tão dramático.

Tomadas em conjunto, a experiência da Atos e os resultados desses estudos sugerem que precisamos ter uma conversa sobre quando e como enviamos e-mails. Limpar sua caixa de entrada de e-mail pode fazer você se sentir como se fosse ultra-produtivo, mas a menos que sua descrição de trabalho é apenas para excluir e-mails, você provavelmente está apenas enganando a si mesmo.

Sugiro que as empresas instituam mensalmente o DIA DO E-MAIL ZERO quando necessariamente as pessoas precisam estimular a comunicação presencial ou por telefone para resolver todas as questões relativas ao trabalho com a regra básica de não procrastinar, ou seja, colocar as suas demandas para o dia com e-mail operante. Precisamos reestimular o uso de alinhamentos presenciais e mais próximos. Com o tempo, é possível aumentar essa frequência para quinzenal e até mesmo semanal. Penso também na possibilidade de criar desafios com base em “gamification” para que as áreas tenham metas de redução do fluxo de comunicação por e-mail. Essa meta deve ser compartilhada com o RH e a área de comunicação da empresa.

O efeito deve ser não só o aumento de produtividade pela redução das interrupções como também um aumento da empatia e do contato pessoal tão necessários aos funcionários e organizações.