Como evitar reuniões que não agregam valor?
Certamente você que está lendo deve ter passado pela seguinte situação: hora da reunião (ou Call, hoje em dia). Todos entram na sala, rola aquele bate papo descontraído para quebrar o gelo, e de fato vamos começar. Se inicia o diálogo:
– Pessoal, hoje viemos discutir aqui o assunto X, com base nos estudos que estamos realizando – Diz a líder do projeto, que chamaremos de Isabela
– Desculpa, que estudo? – Diz João, Analista
– Aquele, que queríamos ver em pesquisa das falhas que o cliente mais reclamava – diz Isabela
– Ok, mas ainda não finalizamos ele… – diz João
– Ok, mas temos os resultados prévios para discutirmos aqui, e traçar próximos passos ou falar um pouco sobre as dificuldades encontradas? – diz Isabela
– Temos poucos dados. Sabe o que é, infelizmente essa semana foi corrida, estamos trabalhando com 3 projetos na paralela. Mas que tal discutirmos um pouco aqui sobre o que temos? – tenta continuar Isabela
De repente, Pedro, chefe de todos da equipe, pede a palavra:
– Pessoal, eu não sei se esse é o caminho. Estou lendo aqui as perguntas do estudo, e acho que poderíamos rever a pesquisa. Não vejo tanto sentido da forma que está. Que tal marcarmos uma nova reunião, para discutir o assunto?
Dei ênfase a esta frase pois ela deve ser o conjunto de palavras mais escutado durante reuniões em empresas e ao mesmo tempo o mais frustrante. Claro que reavaliação de caminhos a serem seguidos é algo importante, e como defensor dos métodos ágeis, entendo isso como natural. O que não pode ser natural é o fato de muitas vezes juntarmos pessoas para uma reunião, e a saída que agrega valor dessa reunião é simplesmente um novo encontro.
Sabendo que esse comportamento do “vamos marcar um novo encontro” é mais comum do que gostaríamos, desde 2017 comecei a tentar encontrar formas durante os meus projetos de consultoria para tornar as reuniões mais eficazes e eficientes. Vale aqui ressaltar a diferença entre eficácia e eficiência: Eficácia é você atingir o objetivo proposto, de forma resumida; já a eficiência diz respeito à gestão dos recursos durante a atividade, se estamos fazendo o melhor uso possível dos recursos disponíveis.
Pensando nisso, conversei com diversos colegas das mais diferentes áreas, e usando como base referências e ferramentas já existentes (como por exemplo, a reunião de análise crítica da ISO 9001, ou o método FASER do IBC), acabei criando uma forma de se planejar reuniões que se assemelha muito com a ferramenta SIPOC. Eu a chamo de o IPO de Reuniões (por favor, em português. Não confunda com IPO Initial public offering, do mercado de ações).
O uso do IPO de reuniões consiste em montarmos um quadro bem simples com três colunas:
O primeiro passo é preenchermos o Objetivo da Reunião. Para que aquela reunião existe? Qual a saída esperada dela?
Vamos supor, por exemplo, que será realizada uma reunião para levantarmos quais as causas de um problema específico (não estou entrando no mérito de metodologia aqui. Esta ferramenta serve com base em qualquer método).
Para que seja possível chegar a esta conclusão ao final da reunião, a Pauta deve ser basicamente a discussão sobre as causas do problema. Podemos usar para isso ferramentas como Ishikawa ou 5 Porquês.
Assim sendo, é formulada a pergunta: Para fazer uma análise de causas com essas ferramentas tendo qualidade, quais são as informações mínimas necessárias? Podemos considerar aqui, por exemplo, se o problema está bem definido, e se eu tenho na sala as pessoas com o conhecimento necessário para debater o tema.
Com o quadro pronto, fica muito clara a seguinte situação: caso eu entre na reunião, e o problema não esteja bem definido, e/ou não estejam na sala pessoas com conhecimento sobre o tema a ser discutido, não tem sentido nem começarmos essa reunião, pois a saída dela estará certamente comprometida. Esta reunião será, invariavelmente, um desperdício.
Desta forma, cabe à equipe do projeto garantir que as entradas estejam bem preparadas para qualquer reunião, ou entender os motivos pelo qual isso não aconteceu. Claro que o uso da ferramenta pode ser adaptado, e não existe uma fórmula para que evitemos 100% dos problemas. O que não podemos fazer é acharmos “normal” que a saída de uma reunião seja (ironicamente) uma nova reunião.
