Como a Agilidade e o Lean podem ajudar as empresas durante o trabalho remoto?
Não é segredo para ninguém que as coisas serão diferentes em um mundo corporativo pós-Covid19. Muitos artigos estão olhando de forma minuciosa quais os benefícios e os malefícios que a migração para o trabalho remoto está proporcionando. Porém, enquanto muito se fala sobre a dicotomia de trabalhar remoto x estar realmente conectado no dia a dia da empresa, pouco se fala sobre como será feita a adaptação. Sejamos francos: grande parte do trabalho migrará para o remoto. A pergunta é: como as organizações podem tornar isso menos doloroso? A resposta pode estar no Lean, ou na sua forma mais recente, o Agile.
Para contextualizar: Agile, ou Métodos Ágeis, consiste em um conjunto de Frameworks criados para realizar a gestão de projetos em cenários complexos. Os Métodos Ágeis -onde os mais conhecidos são Scrum, eXtreme Programming e Kanban- nos ajudam a realizar projetos de uma forma mais colaborativa e de rápida reação onde, conforme mais entregáveis são realizados, mais o grupo aprende de forma iterativa e melhora seu desempenho. É um processo, por definição, de rápido feedback, onde podemos errar rápido para corrigir rápido, antes que o produto final tenha um custo muito alto de desenvolvimento e possa ser rejeitado. (Se tiver mais interesse sobre artigos de Métodos Ágeis, acesse aqui nosso Blog)
Mas se enganam aqueles que acham que esse modelo é novo. Inclusive, os próprios percursores dos métodos ágeis têm o Lean como sua diretriz principal. O Lean Office já existe a muito tempo, porém pela dificuldade de visualizar os processos transacionais de forma clara como sempre foi na indústria, talvez ele nunca tenha sido aplicado de forma tão robusta e, por essa razão, projetos (com começo, meio e fim) como Lean Six Sigma tenham uma melhor navegabilidade neste universo. Agora, desde o crescimento dos métodos ágeis, percebemos que este novo Lean está mais adequado aos desafios “Office”.
Contudo temos uma nova variável em jogo: o Office agora é Home. Um dos grandes pilares do Lean é o Gemba, que consiste em você ir ao local de trabalho e enxergar os desperdícios. Acompanhar processos reais no dia a dia – tive a oportunidade já de acompanhar processos como desde o abastecimento de avião até a nota ser emitida na empresa que vende o combustível, processos de Call Center, Seguradoras, Escritórios de Advocacia, e por aí vai. Com o trabalho à distância, como conseguirei identificar os problemas, agora que eles estão “invisíveis”?
A resposta está no passado, no presente e no futuro. O passado pode ser visto por meio do Learning to See, que foi um famoso livro escrito por John Shook e Michael Rooter em 1998 que nos mostrou como poderíamos enxergar os desperdícios de um processo a partir do mapeamento do Fluxo de Valor. Anos depois (presente), quem fez essa leitura foi David Anderson, ao falar sobre o método Kanban (Não confunda com o cartão kanban), onde foi demonstrado como mapear o fluxo de valor e o gargalo de processos dos chamados “trabalhadores do conhecimento”, ou seja, onde o produto final não é um produto em si. O Método Kanban é utilizado até hoje e parte da mesma premissa que partíamos nas indústrias: Todo processo tem um gargalo. Precisamos aprender a identificar, estudar e alivia-lo. Assim, teremos mais fluxo, mais velocidade, menor tempo de entrega para os clientes, e consequentemente, clientes mais felizes.
Agora, o futuro diz respeito à aplicação destes métodos em conjunto com plataformas de trabalho remoto como por exemplo o Microsoft Teams. Recentemente, nossa parceira Practia Brasil (nosso braço de Tecnologia) realizou um webinar gratuito onde foi demonstrado como é possível programar e trabalhar com o Kanban dentro do Teams, de forma automatizada. Desta forma, conforme as equipes trabalham em suas respectivas casas e vão tendo avanços, automaticamente um Kanban com todas as suas métricas (Lead Time, WIP, Cycle Time) é atualizado e disponibilizado para a gerência, tornando a gestão muito mais rápida, dinâmica e autônoma. Gargalos são vistos em tempo real e a distribuição da carga de trabalho dentro da equipe pode ser realizada de forma instantânea.
Fonte: Visual Studio Market Place
Essas mudanças levam a menor necessidade de contato efetivo ou reuniões entre média chefia e operação, tornando as equipes mais autônomas, um pilar da Agilidade. E se engana quem acha que autonomia é realmente boa apenas para a equipe: todo empowerment é na verdade um benefício do Gestor, que por ter uma equipe engajada e com suporte metodológico e tecnológico, não precisará ficar realizando micro gestão, ou montando relatórios de performance da equipe. Tudo está pronto.
Nós do Setec Consulting Group estamos implementando este mindset ágil já em diversas áreas de grandes empresa (principalmente fora de TI), e ao entrarmos nesse universo remoto pensamos que a mudança dos rituais (Daily, Reviews, etc) seria difícil. Pelo contrário: muitas empresas já possuem todas as ferramentas. Elas só não sabem do potencial. Vemos notícias de corretoras dando home-office até o fim do ano, outras empresas com planos similares. Estas sabem já do potencial das ferramentas. E aí fica a pergunta: o que impede a sua empresa de começar a transformação ágil e digital hoje?
