Como ter mais sucesso na sua iniciativa de Transformação Digital com RPA

A constante pressão para inovar e crescer em um ambiente competitivo e dinâmico colocou a transformação digital em uma das principais prioridades para empresas de todos os setores. As organizações estão dedicando tempo, esforço e capital significativos para se transformar digitalmente. Alguns alcançam resultados tangíveis significativos desses esforços. Outros atingem menos impacto. Como podemos aumentar as chances de sucesso de uma iniciativa em automação?

Uma das principais formas de se buscar a digitalização é através da criação de uma força de trabalho digital com uso da tecnologia de RPA (Robotic Process Automation). Essa tecnologia tem capacidade de automatizar tarefas repetitivas em diversos departamentos tais como operações, compras, recursos humanos e outros tantos.

Não se trata de criar uma nova oferta digital, mas substituir atividades repetitivas e tipicamente de baixo valor agregado por trabalhadores digitais. Contudo, o objetivo primeiro não é redução de recursos, mas sim ajudar os funcionários a trabalhar com mais rapidez e precisão. Os robôs também permitem que os funcionários se concentrem no trabalho de maior valor agregado e fiquem focados em construções complexas e tomada de decisão.

Apesar do grande anseio e pressão sobre esse tema, é recomendado que você não saia implantando toneladas de robôs na sua organização. Primeiramente em função da governança e também porque você vai automatizar processos ruins que nem precisariam ser automatizados. É importante ser estratégico e saber, antes de mais nada, qual a proposta de valor e qual melhoria necessária à cada processo.

Se oitenta e cinco por cento (85%) dos CIOs estão investindo em implantações de softwares de automação nos próximos dois anos, de acordo com a Pesquisa CIO de 2019 da Grant Thornton LLP em parceria com o Technology Business Management Council, como podemo fazer isso de forma inteligente? Segundo o modelo de trabalho da Practia Brasil, existem algumas boas práticas:

1) TI como Parceiro

A iniciativa de RPA não pode ser coordenada somente pela área TI. O desenvolvimento, a implantação e o suporte para os robôs precisam vir em parceria com diferentes divisões de negócios tais como processos, qualidade, financeiro e operações. Sendo uma abordagem pouco invasiva aos sistemas legados, as demandas partem das áreas de negócio que devem coordenar as iniciativas com parceria da área de TI que tem o papel de reduzir as restrições, garantindo robustez e segurança. TI deve pensar como os seus sistemas podem facilitar as integrações dos robôs e não o contrário.

2) Comece Pequeno

É necessário começar pequeno nas áreas de negócio que possuem maior potencial de retorno. Para esse diagnóstico uma consultoria pode ser envolvida para avaliar o nível de maturidade à automação e avaliar o pipeline de iniciativas. O número de licenças e desenvolvedores deve ser condizente com a demanda. Isso é importante para evitar a criação de múltiplas plataformas de automação e facilitar a governança e supervisão. Além disso, pensar de forma ágil e incremental possibilita maior geração de valor em um menor espaço de tempo.

3) Capacite as Pessoas

Ensine a empresa a construir seus robôs. As iniciativas estratégicas e de maior complexidade podem ficar sobre o desenvolvimento de empresas terceiras, mas o envolvimento das pessoas em RPA cria um ambiente de transparência e participação.

4) Pense em Melhoria e não em Automatização

Antes de automatizar, repense como o processo funciona. O maior desafio é conseguir que funcionários de várias áreas de negócios recuem e repensem como um processo específico funciona e quais partes dele devem ser automatizadas. RPA é uma ferramenta para melhoria de processos e não o contrário. Você não quer reprojetar todo o processo pois com certeza não precisa – automatizar certas partes pode gerar mais valor. Para isso, utilize uma metodologia para avaliação de processos como o Lean ou o Seis Sigma, como os da Setec que possuem uma abordagem totalmente construída para RPA.

5) Construa Business Case

A medida primária de sucesso através da melhoria de processos com a automatização deve ser discutida à priori. A Practia constrói, por exemplo, business cases para cada iniciativa de automatização de acordo com a proposta de valor definida pela área de negócio. Por vezes o foco pode ser produtividade, eficiência, ganho de recursos ou NPS. O diagnóstico e a transparência sobre o ROI da iniciativa de RPA serve de base para o engajamento da liderança, sustentação de resultados e justificativa para expansão dos projetos.

Dessa forma, com essas cinco dicas, entendemos que é possível iniciar sua iniciativa de RPA com maiores chances de sucesso e com maior tangibilidade dos resultados, envolvimento das áreas, capacitação e transparência. Vale lembrar que transformação digital não é só oferta de novas soluções e processos digitais mais principalmente digitalizar seus processos tradicionais. Ambos são um caminho sem volta.