5 Dicas para Implantar o Lean na sua Organização
O Lean, mais que uma metodologia, é uma cultura organizacional que envolve estratégia, pessoas e processos para busca da melhoria contínua, redução dos desperdícios e simplificação da cadeia de valor. Dessa forma, muitas vezes, o Lean é pensado como um programa que conecta pessoas a partir de ferramentas e projetos aos objetivos da organização. Diz respeito tanto à gestão da rotina, como também ao atingimento de resultados transformacionais a partir de iniciativas concentradas em melhoria focada. Mas, como iniciar a jornada Lean na sua organização?
1. Pense estrategicamente
Qualquer programa dentro de uma organização deve possuir um patrocinador na alta direção que irá prover recursos, reduzir impedimentos e definir diretrizes. O programa Lean e suas respectivas iniciativas devem conversar com os indicadores estratégicos da organização, seja de redução de custos, seja de aumento de produtividade ou aumento da qualidade. Quanto mais patrocinadores, melhor. E quanto mais o programa tiver indicadores objetivos de retorno sobre o investimento, melhoria da qualidade e redução de custos, melhor. Crie uma sistemática formal de apresentação dos resultados para alta direção e esteja aberto a feedbacks.
2. Comece pequeno
Escolher um bom processo a ser melhorado, com escopo bem definido e que tenha visibilidade para toda a organização é uma forma de garantir resultados de forma controlada e aprender de forma iterativa. Escolha um processo sem muitas dependências, onde há apoio da gerência e a equipe possui entendimento da relevância e da necessidade de melhoria. Foque em resultados de curto prazo, demonstráveis, em uma linha, um departamento ou uma família de produtos para validar a abordagem e, posteriormente, iniciar a expansão em outras frentes.
3. Faça um diagnóstico
Após validar o modelo de atuação, por exemplo a partir da abordagem Kaizen, é importante possuir uma lista de iniciativas e oportunidades de melhoria ao longo de toda a organização para pleno entendimento dos potenciais ganhos. É importante construir uma lista de iniciativas que partam da alta direção e da gerência e também da operação. É necessário ter um processo formal e sistemático para identificação, valoração e priorização das oportunidades de melhoria. Tipicamente, nessa fase, construímos o VSM (Value Stream Mapping) onde listamos todas as oportunidades de melhoria de uma linha para uma família de produtos, já desenhando o mapa futuro ou realizamos um diagnóstico no GEMBA envolvendo a própria equipe da operação. Também é possível realizar workshops com a gerência e alta direção para direcionar temas a partir do planejamento estratégico e da análise dos indicadores.
4. Crie agentes de transformação
Cultura depende de pessoas e o programa Lean é centrado nas pessoas que possuem interesse e proatividade na resolução de problemas. Identifique agentes de transformação ao longo da organização que serão capacitados e serão embaixadores do programa em suas áreas. Esse grupo de pessoas deve ser reconhecido e devem possuir identidade, confiança e autonomia para desenvolver o Lean localmente.
5. Tenha constância de propósito
Menos iniciativa e mais acabativa. Bons programas perdem força por mudança de estratégia, mudança de diretoria ou pelo entendimento que a cultura estabelecida independente de esforço constante. Construa um programa de tal maneira que ele se torne uma rotina, uma marca institucional e que possua rituais ao longo de toda a organização. Identificar oportunidades, capacitar pessoas, conduzir projetos, engajar a alta direção, demonstrar os resultados nunca é demais. Alguns rituais, apesar da maturidade da iniciativa, devem ser sempre reforçados e mantidos para que não haja perda de força. Adaptar a linguagem, revisar as ferramentas e métodos e renovar a abordagem é sempre positivo. O programa Lean também se beneficia da melhoria continua.
Com isso, resumo cinco pontos críticos para a implantação e também para evolução do Lea. Considere as particularidades da sua organização, avalie o principal desafio e estabeleça um plano consistente para que o Lean seja parte da cultura e permeia as atividades e o dia a dia das pessoas.
