O desenvolvimento das práticas de otimização do local de trabalho emerge logo após o lançamento da primeira revolução industrial, há mais de 250 anos. Quando a produção passou de pequenas oficinas para fábricas, tornou-se evidente que o local de trabalho precisava ser organizado além do que os funcionários faziam naturalmente.
A partir desse momento, os gestores procuraram maneiras de melhorar a maneira como o trabalho era feito. Como resultado, métodos como produção em fluxo, Just in Time ou Gerenciamento de Qualidade Total (TQM) aumentaram a produtividade, reduziram custos e aumentaram a qualidade de produtos e serviços de maneiras nunca antes vistas.
Mas, como cada vez trabalhamos diretamente sobre ambientes ou plataformas digitais, através de software de processos transacionais, ainda mais com equipes remotas e descentralizadas, vale a reflexão de como podemos revisitar o 5S na Era Digital.
O que é 5S?
O 5S parte da ideia de que para ter um ambiente de trabalho produtivo, deve ser um local limpo, bem organizado e bem conservado. O nome da metodologia vem das cinco palavras japonesas que descrevem as etapas necessárias para otimizar um local de trabalho:
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- Seiri: Utilização, ou seja, percorrer todos os itens presentes no local de trabalho e classificá-los considerando sua necessidade de utilização e ordem de importância. Coisas que não geram valor ou não são necessárias, devem ser removidas do ambiente.
- Seiton: Organização, ou seja, cada item no local de trabalho, considerando sua importância, deve estar disposto no melhor local possível com base na frequência ou tipo de utilização.
- Seiso: Limpeza, ou seja, identificar as fontes de contamicação, evitar a sujidade preventivamente, limpar e manter limpo. Necessário para garantir que o local de trabalho esteja agradável em bom estado de funcionamento.
- Seiketsu: Padronização, ou seja, definir o padrão através de Gestão Visual, procedimentos, responsabilidades e rotinas diárias para manter o ambiente funcional ao longo do tempo.
- Shitsuke: Autodisciplina, ou seja, promover o desenvolvimento da consciência de manutenção e da verificação da evolução do estado do ambiente através de treinamento, auditorias regulares, feedbacks e ideias de melhoria.
5S na Era Digital
A transição acelerada para o trabalho remoto durante a pandemia era uma necessidade para as empresas que desejavam manter as operações, e a maioria delas deseja continuar com alguma forma de trabalho remoto pós-pandemia.
Uma pesquisa do Gartner com líderes de empresas descobriu que 80% planejam permitir que os funcionários trabalhem remotamente pelo menos parte do tempo após a pandemia, e 47% permitirão que os funcionários trabalhem em casa em tempo integral. Em uma pesquisa da PwC com 669 CEOs, 78% concordam que a colaboração remota veio para ficar por um longo prazo.
Em uma pesquisa recente da FlexJobs, 65% dos entrevistados relataram querer ser funcionários remotos em tempo integral após a pandemia, e 31% querem um ambiente de trabalho remoto híbrido – 96% dos que desejam alguma forma de trabalho remoto.
Assim, a perenização do trabalho remoto junto com a descentralização do trabalho, a digitalização e automatização dos processos, reforça a importância da organização do nosso ambiente de trabalho pessoal e digital, através do 5S.
Entre as estatísticas de trabalho remoto com base no desempenho em 2020, 94% dos empregadores pesquisados relatam que a produtividade da empresa tem sido a mesma (67%) ou superior (27%) desde que os funcionários começaram a trabalhar em casa durante a pandemia.
“Apesar do aumento de produtividade com o trabalho remoto, há uma associação ao aumento da jornada útil disponível e não considera elementos importantes como a fadiga e o desgaste pelo excesso de reuniões.”
Importante deixar claro que nem todas as pessoas tem o privilégio do trabalho remoto ou condições de manter um espaço dedicado e com toda a infraestrutura necessária. É fundamental avaliar o contexto de cada organização e avaliar as condições de cada indivíduo antes de se estabelecer políticas ou práticas padronizadas e generalistas.
Recentemente, repensei meu ambiente de trabalho aqui em casa à luz do 5S: não há mais confusão de papéis de trabalho, anotações pessoais, contas e livros espalhados pela minha mesa. As ferramentas são mínimas e estão todas ao alcance do braço: Uma calculadora, o telefone celular, um bloco de anotações, caneta, post-it e uma grande garrafa de água. O resto da minha mesa e superfície de trabalho são claras, organizadas e disponíveis para uso.
Faça esse exercício: Quais itens realmente são necessários e úteis para o seu dia a dia? Como deveria ser a sua mesa ideal, minimalista?
Poderíamos também aplicar este mesmo conceito 5S para organizar nosso espaço de trabalho digital, a área de trabalho do nosso computador, nossa nuvem, disco rígido, documentos de projeto, pastas de rede, aplicativos e arquivos baixados. Para estabelecer o pior dos cenários, deixo a imagem abaixo:
É possível classificar ou remover programas, aplicativos e arquivos de sua área de trabalho que você simplesmente não usa mais. Depois de fazer um inventário de tudo o que realmente precisa, você ficará surpreso com o que poderá se livrar. Mais do que apagar tudo, você pode organizar em pastas ou utilizar um wallpaper para facilitar a visualização:
Coloque em ordem ou atribua um local para todos os programas, aplicativos e arquivos que você usa diariamente. Organize seus arquivos em pastas por assunto, departamento, projeto ou mês ou ano. Estabeleça critérios de versionamento de arquivos para você e sua equipe e crie automações na sua Caixa de E-mail no que tange priorização e armazenamento, por exemplo.
Avalie a utilização do modo noturno para menor desgaste visual. Mantenha a unidade do computador e a área de trabalho limpa e organizada. Desligue todas as notificações que você recebe do Facebook, Twitter, feeds de notícias, sua caixa de entrada pessoal e assim por diante.
Além disso, avalie sua agenda semanal, deixando espaço entre as reuniões e reservas dedicadas para trabalhos individuais que não sejam o horário de almoço. Sabendo que está em casa, eventualmente considere o tempo de preparação do seu alimento no seu horário de almoço.
Trazendo o pensamento Remote First, avalie como permitir que os dados estejam disponíveis online de forma assíncrona. Há muita confusão entre a necessidade de se falar com uma pessoa e a informação que ela dispõe. Utilize as interações para tomada de decisões e não para avaliar informações que você já poderia acessar diretamente.
Assim, repasse os cinco passos do 5S no seu ambiente de trabalho remoto e na sua estação digital de trabalho. Foque no que é útil, organize, descentralize, padronize e evolua continuamente.
